Оптимизация логистических процессов на складе

Складская логистика — совокупность управленческих мер в отношении запасов на складе, их учета, хранения и перемещения. Неэффективное управление складом может тормозить развитие бизнеса, приводить к финансовым издержкам. В статье рассказываем, как оптимизировать складские процессы с помощью управления персоналом, регламента, технологий, организации пространства.

Почему важна оптимизация складских процессов
Оптимизация процессов помогает достичь следующих целей:
●    Эффективно использовать склад. Организованное пространство и подходящая техника позволяют размещать больше грузов на складе.
●    Ускорить логистические процессы. Бизнес сможет обрабатывать больше заказов.
●    Поддерживать удовлетворенность клиентов на высоком уровне. Когда складские процессы оптимизированы, заказы исполняются в срок, у клиентов нет претензий к качеству исполнения. Они с большой вероятностью продолжат сотрудничество, повысят репутацию компании.
●    Снизить затраты на хранение запасов. На это работают выбор оборудования, внедрение технологий, оптимизация пространства, грамотное управление процессами.
●    Ускорить развитие бизнеса. Грамотно организованный склад, быстрая логистика, хорошая репутация и снижение затрат — все это способствует развитию бизнеса.
Признаки ошибок при управлении складами
Проблемы складской логистики можно заметить по следующим признакам:
●    Дефицит площадей на складе. Например, товары негде разместить, их приходится перемещать на другой склад или ждать, пока освободится место. От приемки до отгрузки уходит больше времени, чем планировалось.
●    Низкая эффективность при использовании оборудования и технологий. Например, сотрудники маркируют не все товары, возникают сложности с их учетом и поиском на складе. Или погрузчик не может проехать во все зоны, и некоторые грузы приходится перемещать вручную. 
●    Падение качества обслуживания клиентов. Срывы сроков, жалобы на поставки.
●    Высокие затраты на хранение и обработку запасов. Если складские процессы организованы неэффективно, приходится использовать дополнительные площади, тратить больше времени на заказы, расширять штат сотрудников. Издержки начинают увеличиваться.
●    Большой объем операционных задач. Руководитель постоянно решает текущие проблемы, у него нет времени на стратегию.
Препятствия при оптимизации работы склада
Недостаточная эффективность складских процессов бывает вызвана разными проблемами. Их можно разделить на пять групп:
1.    Кадрово-организационные. Касаются квалификации сотрудников склада, распределения функций, полномочий, зон ответственности.
2.    Пространственные. К этой группе относятся зонирование склада, система хранения товаров, обеспечение проходов техники, составление маршрутов.
3.    Информационные. Это системы контроля, автоматизации учета грузов, управления и коммуникации в коллективе.
4.    Технологические. Касаются регламентов для совершения разных складских операций.
5.    Технические. Включают оснащение оборудованием и техникой, их соответствие потребностям склада.
Расскажем подробнее об оптимизации складских процессов в каждой из групп.
Оптимизация управления персоналом
На эффективность складских процессов влияют:
●    компетентность и опыт управляющего складом;
●    качество планирования работы;
●    распределение зон ответственности;
●    численность и квалификация персонала;
●    контроль рабочего времени и качества выполнения задач;
●    мотивация персонала.
Ответственность управляющего складом
Управляющий складом отвечает за работу персонала. Он должен разбираться в складских процессах, планировать задачи и понимать, сколько времени должна занимать работа. Управляющий распределяет зоны ответственности и полномочия. Благодаря грамотному управлению каждый сотрудник склада знает, за что отвечает и какие решения может принимать самостоятельно, без привлечения руководства. Такое управление ускоряет рабочие процессы, позволяет избежать задержки, ошибки при приеме, размещении и отгрузке товаров.

Управляющий контролирует процессы, оценивает квалификацию сотрудников, поддерживает оптимальную численность штата. Если возникают сложности, управляющий складом принимает кадровые решения или направляет запрос руководству компании.

Оценка эффективности работников
При оптимизации складских процессов нужно оценить управляющего и остальных работников по трем критериям:
●    Компетенции. Обычно для оценки используют интервью, в котором задают вопросы о прямых обязанностях.
●    Результативность. На некоторое время вводят систему жесткого контроля за выполнением работы, оценивают эффективность каждого сотрудника. По итогам сравнивают показатели работников между собой и сопоставляют с ожидаемым результатом.
●    Уровень удовлетворенности. Его проверяют с помощью открытого интервью или анонимного опросника.

Разработка регламента
Отсутствие единой технологии для выполнения типичных задач тормозит работу склада. У персонала должны быть строгие инструкции по каждому процессу:
●    приемке;
●    перемещению товаров;
●    хранению запасов;
●    комплектации;
●    отгрузке;
●    работе с браком;
●    оформлению возврата и прочему.
По каждому процессу нужно заполнять документацию, для которой нужно также разработать единые образцы.
Регламенты должны храниться в открытом доступе, чтобы каждый мог свериться с документом в любое время. На первом этапе следует назначить ответственного, который будет следить за исполнением инструкций.

Новых работников нужно сразу знакомить с регламентами и назначать для них наставников, которые помогут быстрее освоиться с правилами.
Технологии выполнения процессов необходимы для оптимизации склада. Регламенты помогают избежать многих проблем, которые замедляют работу. Например:
●    Неправильно составленная документация, которую нужно переделывать. Если есть единый шаблон, вероятность ошибки минимальна.
●    Неверное размещение товаров. Например, работники, отвечающие за приемку и перемещение товаров, остались на складе одни и не могут спросить управляющего. Они не знают, куда поместить груз, и поставят его на первые попавшиеся полки. В результате товары могут затеряться, и на их поиски уйдет время.
●    Проблемы с учетом запасов. Если склад только недавно ввел в обиход систему штрихкодов, работники могут не сразу промаркировать товары: часть окажется на полках без наклеек. Система для работы со штрихкодами не сможет найти груз без маркировки. Это создаст сложности при учете и хранении. 
Оптимизация пространства
Недостаточное эффективное размещение товаров на складе повышает затраты, снижает скорость работы и препятствует развитие бизнеса. Важно оценить площадь, проверить ее соответствие потребностям бизнеса, при необходимости — повысить плотность хранения на складе и оптимизировать размещение товаров.
Оценка помещения
Для оптимизации склада оцените:
●    Зонирование площади. Нужно проверить, насколько рационально разделена площадь, нет ли слишком маленьких зон, которые нужно расширить. Возможно, стоит выделить дополнительное пространство для маркировки запасов, упаковки, размещения брака.
●    Планировку зон. Она должна соответствовать маршрутам движения техники и ее габаритам. Стоит оценить, помогает ли текущая планировка быстро перемещать товары по складу или, наоборот, замедляет движение. Возможно, следует изменить систему зонирования, чтобы крупная техника двигалась быстрее, но не заезжала во все участки склада. Например, для работы с небольшими грузами можно выделить узкие зоны, в которые не проходит погрузчик. В них будет работать более мелкая техника.
●    Эффективность использования площадей. Оцените, насколько загружены разные зоны склада. Если на больших полках находятся маленькие товары, стоит изменить зонирование, добавить другие конфигурации стеллажей.
●    Удобство для сотрудников. Зоны операций должны располагаться так, чтобы работникам не приходилось постоянно ходить с одного блока склада на другой. Если так происходит, зонирование нуждается в изменениях.
Повышение плотности хранения
Перечислим инструменты, которые можно использовать для оптимизации склада:
●    Напольное хранение. Если нужно хранить крупногабаритные товары, для этого подойдет пол под стеллажами и в зонах, по которым не ездит крупная техника.
●    Широкопроходные фронтальные стеллажи — самая простая и распространенная схема установки стеллажей с широкими проходами в 2,5−3,5 м. Подходит для хранения запасов любых габаритов, обслуживается всеми типами складской техники. Такие стеллажи стоит ставить в зонах с крупными грузами, а для оптимизации пространства — в этих же зонах проводить коробочную сборку.
●    Узкопроходные фронтальные стеллажи. Они помогают экономить пространство на складе. Для их обслуживания нужна специальная техника — узкопроходные штабелеры.
●    Набивные стеллажи без проходов между рядами: техника заезжает внутрь стеллажа. Их можно использовать для хранения однородных грузов с длительным сроком годности.
●    Мобильные стеллажи, которые перемещаются по рельсам. Подходят для хранения товаров, к которым не нужен постоянный доступ.
●    Мезонинные стеллажи с многоуровневой конструкцией. Они увеличивают свободное пространство, позволяют обрабатывать товары в ручном и автоматическом режиме. Подходят только для малогабаритных грузов. В стеллажах можно устанавливать дополнительные секции. Мезонинные стеллажи часто используют в зонах поштучной приемки, упаковки или отгрузки.
●    Консольные стеллажи. Компактные металлические конструкции для хранения длинномерных грузов: рулонов, труб, профилей, металлопроката и прочего.
●    Гравитационные стеллажи с роликами для автоматического перемещения поддонов. Их удобно использовать для транспортировки из зоны приемки в зону разгрузки.
●    Автоматизированные складские системы. Они работают без непосредственного доступа персонала к стеллажам. Такие системы экономят складское пространство и ускоряют процессы.
Для оптимизации следует использовать разные виды хранения в зависимости от потребностей склада. Для длинномеров идеальны консольные стеллажи, для крупногабаритных грузов подходит напольное хранение, для поштучной обработки — мезонинные стеллажи. Если подобрать лучший вариант для каждого типа товаров, это позволит высвободить полезную площадь, увеличить объемы хранения на складе, сократить затраты.
Оптимизация размещения товаров
Нужно подобрать лучшее место для хранения каждой группы товаров. Такая система помогает:
●    сократить время на контроль остатков, комплектацию и отгрузку;
●    уменьшить расходы на складскую логистику;
●    обеспечить сохранность груза.

При размещении стоит учитывать:

●    удобный доступ сотрудников и техники;
●    простоту поиска и отбора;
●    равномерность нагрузки на технические зоны;
●    оптимальный маршрут работника, который занимается комплектацией;
●    соблюдение температурного режима (для некоторых товаров).
При разработке системы размещения следует учесть спрос на разные группы товаров и сезонность. Востребованные грузы должны храниться в ближайших к пункту отгрузки зонах.
Внедрение технологий
Чтобы избежать ошибок из-за медленного обмена информацией между работниками, стоит использовать WMS — системы автоматизации складского учета. Их техническая структура включает серверы, принтеры для штрихкодов, сканеры, терминалы сбора данных и радиопередатчики. Передовые системы позволяют применять RFID-чипы, которые отслеживают местоположение сотрудников и конкретных товаров.WMS помогают:
●    Контролировать погрузочно-разгрузочные процессы. Система минимизирует ошибки при приеме, перегрузке и отгрузке продукции. Она идентифицирует единицы товара по этикеткам и ускоряет процесс приемки. С WMS получается быстро печатать штрихкоды, наносить их на товары, вносить данные в учетную систему, проверять продукцию по весу, размеру и другим показателям.
●    Управлять товарами внутри склада. Система автоматизации распределяет задачи для сотрудников, обеспечивает соблюдение стандартов и следование алгоритмам, ведет учет данных о содержании склада, формирует требования для хранения конкретных категорий продукции.
●    Формировать и контролировать ячейки. WMS устанавливает ограничения для товарных позиций в ячейках, позволяет блокировать и бронировать места для новой продукции.
●    Планировать производственные задачи. Система может планировать загруженность мест для хранения, выбирать перевозчиков, устанавливать сроки выполнения работы, анализировать новые задачи и проверять их на совместимость с текущими. WMS способна выбрать удобное время для инвентаризации с учетом загруженности склада.
●    Контролировать работу сотрудников. Система отслеживает RFID-метки на продукции и одежде сотрудников, следит за рабочими процессами, составляет отчеты производительности для руководителя. Она может формировать приоритеты для разных процессов, определять для них оптимальное время.
●    Упростить администрирование. Благодаря системе можно автоматизировать документооборот, контролировать работу с помощью интеграции с бухгалтерией склада, сбора статистических данных. Система может вести видеонаблюдение за складом, формировать счета и отчетную документацию.
Оптимизация техники
Для оптимизации процессов нужно подобрать технику, закупить нужное количество и организовать расписание работы с ней.

Виды складской техники
Для перемещения, разгрузки и отгрузки товаров на складах используют следующие разновидности техники:
●    Ручные тележки. Они не нуждаются в специальном обслуживании, подходят для перевозки палет, ящиков, коробок, мешков, баллонов. Для использования тележек не требуется специальных навыков.
●    Рохли. Это гидравлические тележки, разновидность вилочной складской техники. Большинство моделей предназначены для перевозки палет. Рохли могут подхватывать поддоны вдоль и поперек, поднимать их и перемещать на другое место. Для управления нужно освоить набор несложных операций.
●    Электротележки — модернизированный вариант рохли с электрическим двигателем. Подходят для крупных складских комплексов, где нужно перевозить поддоны на расстояние от 20 м. Электротележки развивают скорость до 6 км/ч, просты в управлении.
●    Вилочные погрузчики. Могут перевозить грузы и поднимать их на стеллажи. Для хорошего управления погрузчиком нужна длительная практика.
●    Штабелеры. Это напольная техника, которая укладывает поддоны в ровные ряды. Подходит для автоматизации процесса укладки одинаковых товаров. Имеет небольшие размеры в сравнении с вилочными погрузчиками.
●    Подъемные столы. Предназначены для перемещения тяжелых грузов на высокие полки. Такие столы могут быть мобильными или стационарными.
Количество техники
Если техника перерабатывает или простаивает, это увеличивает затраты бизнеса. Нужно определить оптимальное количество техники с учетом загруженности склада.
Следует рассчитать загрузку предприятия и количество рабочих часов. Например, ежедневно нужно обрабатывать 200 палет, а среднее время погрузки и разгрузки одной палеты — 5 минут. 

                                                                            200 палет * 5 минут = 16 часов 40 минут

Техника не может работать без перерыва: ей нужно время на зарядку и техническое обслуживание. Поэтому для обслуживания такого склада необходимо 3 погрузчика или штабелера в зависимости от типа продукции.

Подобные расчеты нужно сделать для всех видов техники, которая будет использоваться на складе.
Расписание работы с техникой
Для оптимизации процессов необходимо строгое расписание по работе с техникой в разных отделах. Персонал, который не занят на погрузчиках, должен выполнять другие задачи, а не ждать, пока техника освободится. Для ведения расписания можно использовать системы автоматизации или назначить ответственного.
Если вы ищете новый склад, можно заранее продумать оптимизацию рабочих процессов и создать помещение по заданным параметрам. Девелопер коммерческой недвижимости Parametr предлагает универсальные проекты для малого и среднего бизнеса, кастомные решения под потребности — для крупных клиентов. Подать заявку или пообщаться с менеджерами можно здесь любым удобным способом.